Experten Know-How für Restrukturierungsmassnahmen und Internationale Projektteams

Ihr Mehrwert: Situationsbedingter sofort verfügbarer Rat durch geschäftserfahrene Experten. Begleitende Unterstützung der Mitarbeiter nach Best Business Practice.

Zur Ausgangssituation: Für ein Schlüsselprojekt eines deutschen Unternehmens in Russland war von der Geschäftsführung in Abstimmung mit der HR-Abteilung ein Interkulturelles Training genehmigt worden. Die Koordination des Interkulturellen Trainings Russland gestaltete sich für die mit der Organisation beauftragte Assistentin des Geschäftsführers  nicht einfach. Das Projekt zur Gründung eines Joint Ventures mit einem russischen Partner war bereits angelaufen, die Projektmitarbeiter standen unter hohem Zeit- und Leistungsdruck. Einige der Projektmitarbeiter winkten mit der Begründung ab, dass sie bereits einmal an einem Interkulturellen Training teilgenommen und die Grundprinzipien der interkulturellen Zusammenarbeit schon erfasst hätten.

Schlussendlich saßen 18 Projektmitarbeiter in einem Seminarraum. Der Trainer fragte nach der Ausgangssituation und wurde rasch von einem Projektmitarbeiter mit der Frage unterbrochen, ob denn eine Geheimhaltungserklärung mit ihm vorliege. Sie lag nicht vor. Der Trainer ging daraufhin auf die grundlegenden kulturellen Unterschiede zwischen Deutschen und Russen ein. Nach einer halben Stunde wurde der Trainer wieder unterbrochen, diesmal von einer energischen Projektmitarbeiterin. Die allgemeinen Inhalte wie Eigenbild, Fremdbild, Führungsstil, Kommunikationsverhalten sowie Do´s und Dont´s seien zwar recht interessant, aber ob der Trainer nicht auf die konkreten Fragen der Teilnehmer in Bezug auf die bereits anliegenden Probleme des laufenden Geschäftsbetriebes eingehen könnte, die unter den Nägeln brennen würden.

Diese reale Ausgangssituation lässt bereits erkennen, unter welchen Voraussetzungen hier brauchbare Unterstützung für Schlüsselprojekte dieses Unternehmens geleistet werden sollte. Der Trainer kannte die Ausgangssituation des Projektes nicht. Wie hätte der Trainer hier „aus der Hüfte geschossen“ einen brauchbaren Rat geben können? Projekte wie in diesem Fall in Russland sind extrem komplex. Die ansonsten hochqualifizierten Projektmitarbeiter sind schlichtweg überfordert, da sie keine Kenntnisse der Geschäftspraktiken in Russland haben. Trainer für Interkulturelle Trainings verfügen in der Regel über einen landessprachlichen oder pädagogischen Background. Sie haben selten selbst Verantwortung für Geschäfte vor Ort getragen und nur angelesene Erfahrungen. Diese „Second Hand“ Erfahrungen sind kaum geeignet, den präzisen Fragen der Teilnehmer stand zu halten. Ein weiteres Problem ist der von der Geschäftsführung genehmigte Rahmen von einem Tag. Das ist für ein Russland Training unzureichend, da sich viele Fragen erst im Tagesgeschäft während des Projektes ergeben, die Projektmitarbeiter erwarten situationsbedingt präzisen Rat.

Wie könnte man die Effizienz der Projektentwicklung steigern und seinen Projektmitarbeitern brauchbare Unterstützung nach Best Business Practice an die Hand geben? Unternehmen, die sich seit Jahren erfolgreich um diese Problematik Gedanken machen, haben dazu eine klare Formel gefunden. „Mehr Business – Weniger Kultur – Projektbegleitende Unterstützung.“

Auf welchen Erfolgsfaktoren basiert dieser Ansatz? Als wichtigste Maßnahme werden Trainer ohne praktische Geschäftserfahrung „auf die Reservebank geschickt“ und mit vor Ort geschäftserfahrenen Experten ausgewechselt. Diese Experten können durchaus auch erfahrene Mitarbeiter aus den eigenen Reihen des Unternehmens sein. Manchmal fragt man sich als Außenstehender, ob ein Unternehmen seine Ressourcen im Hause kennt. Alternativ dazu können externe Experte eingesetzt werden, die für dieses Projekt über solide Erfahrungen in der Durchführung von Geschäften in Gründung, Aufbau und Kontrolle von Unternehmen und im Projektmanagement gegebenenfalls auch im Aufbau von Produktionslinien verfügen. Die Kenntnisse der lokalen Mentalität und Sprache werden als Basisqualifikation der Experten vorausgesetzt. Der Einsatz externer Experten kann gegenüber internen Experten den Vorteil haben, dass sie Vertrauenspersonen mit Schweigepflicht sind, mit denen man offen sprechen kann und wo es keine „dummen“ Fragen gibt. Die Experten können Schwachstellen identifizieren, neue Beurteilungskriterien und  alternative Handlungsszenarien entwickeln und neue Ideen liefern. Die Experten sollten aus Interesse an spannenden Problemstellungen und an interessanten Menschen handeln. Sie sollten Professionals mit Wissen, Erfahrung und hohen Freiheitsgraden sein, die sich bei ihrer Beurteilung der Ausgangssituation und bei ihrer Beratung nicht vom Vorstand oder den Geschäftsführern der Unternehmen beeinflussen lassen

Die nachstehende schrittweise Vorgehensweise führt nachweislich zu Erfolgen bei der Unterstützung von komplexen Projekten – in diesem Fall in Russland:

Schritt 1: Vorbereitung

  • Unterzeichnung einer Geheimhaltungsvereinbarung zwischen dem Unternehmen und dem Experten
  • Einführung  des Experten in die spezifischen Projektmanagement-Methoden des Unternehmens mit dem Ziel der Gewährleistung eines soliden Verständnisses des Experten hinsichtlich der Art des Kunden prozessorientiert zu denken.
  • Gemeinsames Pre-Briefing mit dem Projektleiter hinsichtlich der Ausgangssituation. Dazu gehören der Projektplan, Organigramme und eine Beschreibung der Key Stakeholders

Schritt 2: Analyse

  • Gemeinsame Analyse mit dem Projektleiter der agierenden Partner auf russischer Seite. Interviews via  Conference Call alternativ vor Ort in Deutschland / Russland
  • Analyse der potenziellen Probleme für das Projekt in Russland gemeinsam mit dem Projektleiter.
  • Bewertung der Konsequenzen für das Projekt in Russland gemeinsam mit dem Projektleiter.
  • Entwicklung von Handlungsszenarien, welche die Reaktionen der russischen Partner entsprechend dem kritischen Projektpfad antizipieren gemeinsam mit dem Projektleiter.

Schritt 3: Implementierung

  • Start-Up Workshop mit den Projektmitgliedern. Schwerpunkt auf Compliance Probleme in Russland und Prozeduren, um diese zu vermeiden.
  • Workshop nach drei Monaten
  • Debriefing gegenüber dem Projektleiter und dem Projektteam
  • Dokumentation –der „Lessons learned“

Als Fazit lässt sich zusammenfassen: Interkulturelle Trainings können ein guter Start sein, gewähren jedoch kaum ausreichenden Support für komplexe Probleme in schwierigen Zielmärkten wie zum Beispiel Russland. Die Effizienz von diesen internationalen Projekten lässt sich nach Best Business Practice durch die Vermittlung von mehr Business, weniger Kultur und durch begleitende Projektunterstützung steigern. Damit wird den Projektmitarbeitern brauchbare Unterstützung an die Hand gegeben